Scopul poziției

Asigurarea gestionării eficiente a resurselor interne ale organizației, optimizarea comunicării interne și oferirea suportului necesar echipei în desfășurarea activităților operaționale din cadrul SFPL în MD. 

Sarcini și responsabilități

Administrativ & Operațional 

• Asigurarea achizițiilor de bunuri, lucrări și servicii esențiale pentru funcționarea optimă a oficiului și desfășurarea activităților echipei, în conformitate cu nevoile organizației; 

• Gestionarea corespondenței (apeluri telefonice și poșta electronică generală); 

• Menținerea comunicării cu furnizorii de servicii (telefonie, internet, echipament tehnic, etc.) pentru buna funcționare a oficiului; 

• Asigurarea comunicării cu administrația imobilului, compania de curățenie, poliția, pompierii, firmele de pază și alte instituții relevante; 

• Organizarea logistică a ședințelor și întâlnirilor echipei; 

• Gestionarea administrativă a automobilului organizației (asigurări, revizii, întreținere, foi de parcurs); 

• Acordarea suportului în dezvoltarea și implementarea instrumentelor de eficientizare a proceselor interne; 

• Îndeplinirea altor activități logistice și operaționale necesare bunei desfășurări a activităților organizației. 

Coordonarea Resurselor & Suport Tehnic 

• Gestionarea evidenței și inventarierea mijloacelor fixe și echipamentelor; 

• Oferirea suportului tehnic pentru funcționarea echipamentelor de birou (computere, imprimante, routere, telefoane, etc.); 

• Instalarea și configurarea inițială a echipamentelor IT; 

• Monitorizarea funcționalității infrastructurii de birou; 

• Administrarea platformelor de comunicare și colaborare (Outlook, Teams): creare grupuri, setare calendare partajate, configurare acces, suport utilizatori; 

• Acordarea suportului în procesul de integrare (onboarding) a noilor salariați. 

Documentare & Arhivare 

• Elaborarea și evidența documentelor organizaționale (scrisori, ordine, decizii etc.); 

• Administrarea procesului de arhivare a documentelor interne; 

• Menținerea registrelor și bazelor de date interne; 

• Gestionarea procesului de semnare electronică și olografă a documentelor, după caz; 

• Contribuirea la dezvoltarea, ajustarea și implementarea politicilor și actelor normative interne; 

• Îndeplinirea altor atribuții conexe, stabilite în prealabil. 

Oportunități

• Activitate într-o echipă mixtă, multiculturală și internațională;   
• Oportunități de dezvoltare profesională continuă, inclusiv prin schimb de experiență; 
• Regim de muncă flexibil, cu posibilitatea desfășurării activității în format hibrid (după perioada de onboarding). 

Competențe și calificări necesare

• Studii superioare și calificări profesionale relevante în management, administrarea afacerilor, logistică, IT, antreprenoriat sau alte domenii conexe; 
• Minimum 1 an experiență într-un rol similar; 
• Experiență anterioară în sectorul non-profit; 
• Fluență în limba română, cunoștințe de limba engleză (nivel B1/B2) și limba rusă (nivel B1/B2), atât scris, cât și vorbit;  
• Cunoștințe avansate de MS Office (Word, Excel, PowerPoint) și experiență în utilizarea Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive); 
• Compentențe în operarea echipamentelor IT și suport tehnic de bază; 
• Capacitate de lucru în echipă, responsabilitate, flexibilitate și atenție la detalii; 
• Abilități excelente de comunicare și respectarea proceselor și normelor organizaționale. 

Dosarul va conține

• CV-ul actualizat;  
• Scrisoare de intenție (maximum 1 pagină), care să includă descrierea experienței relevante, precum și motivația candidatului/candidatei pentru ocuparea poziției. 

Criterii de evaluare

• Studii și calificări profesionale relevante, în conformitate cu cerințele ToR – max. 15 puncte;
• Experiență de minimum 1 an într-un rol similar – max. 20 puncte;
• Experiență anterioară în sectorul non-profit – max. 10 puncte;
• Competențe lingvistice conform ToR – max. 10 puncte;
• Cunoștințe avansate și experiență de lucru cu pachetul MS Office și Microsoft 365 – max. 10 puncte;
• Competențe în operarea cu echipamentele IT și suport tehnic de bază – max. 10 puncte;
• Dosar de aplicare complet – max. 5 puncte.